jeudi 14 novembre 2013

Diététique du courriel

Comme de nombreux académiques, je reçois une centaine de courriels par jour. Les traiter tous relève souvent de la gageure. Une règle de base: plus un message requiert une tâche qui semble chronophage à son lecteur, plus il est susceptible de retarder sa mise en oeuvre "au moment où il aura le temps". Pour maximiser la rapidité de réponse à un message, il importe de minimiser le temps que prendra (ou qu'aura l'air de prendre) son traitement par le lecteur.



Voici quelques suggestions plus précises:

1- Indiquez un objet clair et précis. Si l'objet du message consiste à demander de faire quelque chose à son destinataire, indiquez clairement la demande dans le champ objet. Par exemple, plutôt que "mémoire", un étudiant pourra indiquer "Pourriez-vous vérifier la description de l'analyse factorielle pp. 25-33?".
2- Encore mieux: si votre message est suffisamment court, contentez-vous de le mettre dans le sujet de l'email et terminez par "FDM" (fin de message) en laissant le message vide. Par exemple, "Je serai là lundi- FDM".
3- Si votre message ne requiert pas de réponse (un beau cadeau pour le destinataire!), indiquez-le. Vous pouvez terminer par l'acronyme PDRR (pas de réponse requise).
4- Faites un message court et sans fioritures. Si votre message fait plus de dix-quinze lignes, abstenez-vous de passer par le courriel. Un rendez-vous, une conversation téléphonique seront souvent préférables.
5- Un message est beaucoup plus aisé à traiter s'il comprend des questions claires et fermées par rapport à des points précis que s'il présente un ensemble d'informations non filtrées sans que la tâche du destinataire soit évidente. Par exemple, devoir relire ou commenter un long texte sans avoir d'objectif (ou de passage précis) demande beaucoup plus de temps et d'énergie que de devoir répondre à des questions précises sur ce même texte.
6- Si vous devez aborder plusieurs points  fort distincts, il peut être préférable d'envoyer des messages séparés afin de pouvoir déjà avancer plus vite sur certains d'entre eux sans être "bloqué" par le point le plus problématique.
7- Si votre courriel a pour but de demander un rendez-vous, proposez 5 plages au moins qui vous conviennent & mentionnez un numéro de téléphone.
8-Si votre message reste long, recourez à la typographie pour mettre en évidence les points importants.
9- Si vous ne recevez pas de réponse endéans 4 à 5 jours, il est possible que l'email soit tombé trop bas dans la pile et ait été oublié. Dans ce cas, n'hésitez pas à envoyer un rappel.
10- Si votre lecteur ne vous connaît pas, il y a moins de chances qu'il traite rapidement le message. Dans ce cas, faites en sorte que le sujet du message identifie clairement qui est son expéditeur.
11- Si vous avez reçu un message d'absence, renvoyez votre message à l'issue de la période d'absence si vous ne recevez pas de réponse endéans 2/3 jours de la fin de celle-ci.
12-Et afin que ces bonnes pratiques se disséminent, n'hésitez pas à diffuser ces conseils. Dans le même esprit, voir la "email charter", que vous pouvez placer dans la signature de vos courriels.

2 commentaires:

Celine Rouaux a dit…

ça sent le vécu :-)
Je plussoie - FDM

Olivier Klein a dit…

Merci, Céline :-). Et meilleurs voeux à toi!